每到年底User常常來信詢問，在Business Central/Dynamics NAV要怎麼做結帳？
這個萬年考古題，今天讓我們來說清楚講明白。依據不同公司的流程，您可以自行決定前各部門執行的前後順序。我們會切分成銷售/採購/財務/製造/倉管部門應如何作業，當然針對專案(Project)要如何結帳，也會一併討論到。
本專題會分成上下兩篇，本篇介紹銷售/採購/財務的結帳流程，下篇會介紹製造/倉庫及專案的結帳流程。
銷售與應收
- 所有銷售訂單(Sales Orders)，銷售發票(Sales Invoices)，銷售貸項憑證(Sales Credit Memo)已經在您公司規定的期間內過帳完成。
- 所有現金收入皆已經在您公司規定的期間內過帳完成。
- 如果貴公司有啟用預期成本設定(Expected Cost)，請務必針對已經出貨但尚未立帳的銷售訂單，將成本調節暫時銷貨成本會科(COGS Account - Interim)。
- 將與銷售及應收相關的重複性傳票(Recurring Journals)更新並過帳。
- 執行應收帳齡報表(Aged Accounts Receivables)，以及存貨總帳調節報表(Inventory to G/L Reconciliation)。此處建議將報表結果儲存副本，並與同期的試算表(Trial Balance)比對，確保結果一致。
- 如果您不是在銷售訂單上直接過帳發票，而是用取得已出貨明細行來開立銷售發票，請執行批次刪除已開發票銷售訂單(Delete Invoiced Sales Orders)。
- 如果有使用財務費用功能(Finance Charges)，請記得送出提醒通知。
- 使用銷售傳票(Sales Journal)將小額度的應收帳款沖銷掉。
採購與應付
- 所有採購訂單(Purchase Orders)，採購發票(Purchase Invoices)，採購退貨訂單(Purchase Return Orders)已經在您公司規定的期間內過帳完成。
- 所有付款傳票(Payment Journal)皆已經在您公司規定的期間內過帳完成。
- 如果貴公司有啟用預期成本設定(Expected Cost)，請務必針對已經收貨但尚未立帳的採購訂單，將成本調節至暫時的應付存貨成本會科(Invt. Accrual Account - Interim)。
- 將與採購及應付相關的重複性傳票(Recurring Journals)更新並過帳。
- 執行應付帳齡報表(Aged Accounts Payable)，以及調節應付至總帳報表(Reconcile AP to G/L)。此處建議將報表結果儲存副本，並與同期的試算表(Trial Balance)比對，確保結果一致。
- 如果您不是採購訂單上直接過帳發票，而是用取得已收貨明細行來開立採購發票，請執行批次刪除已開發票採購訂單(Delete Invoiced Purchase Orders)。
財務部門
A.固定資產
- 確認所有維護費用都已經在固定資產傳票(FA Jounal)過帳或已經開立發票。
- 如果有使用固定資產保險功能，請更新保險資訊。
- 將要調整價值的固定資產完成調整並過帳。
- 過帳當期的折舊(Depreciation)
- 如果有使用重複性固定資產傳票(Recurring Fixed Asset Journal)，請更新並過帳。
- 調節固定資產保表與總帳餘額。此處建議將報表結果儲存副本，並與同期的試算表(Trial Balance)比對，確保結果一致。
B.公司間交易
- 執行公司間交易過帳，完成所有對內(Inbox)及對外(Outbox)的交易。
- 在集團內所有公司，對相關的會科進行調節。
- 調整所有必要的總帳傳票分錄(G/L Journal Entry)
- 更新並過帳重複性傳票(Recurring Journal)
- 執行調整匯率(Adjust Exchange Rates)
- 調節銀行帳戶
- 執行財務報表(Account Schedules)，確保數字正確。
- 執行合併報表，確保合併公司的財務報表數字正確，如有需要，應在合併公司過帳消除分錄(elimination entries)。
- 在年結流程中，應建立新的會計年度(Accounting Periods)
- 檢視並調整異動分錄(Change Log Entries)
- 在所有過帳程序都完成後，更新總帳設定的允許過帳日期。
- 調整特定使用者的允許過帳日期
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